1. Datenschutz auf einen Blick
Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung. Wenn Sie dieses System nutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Das System dient ausschließlich der internen Laborverwaltung für Kunden-, Auftrags- und Analysedaten des "Labor Melissopal".
2. Datenerfassung in diesem System (CRM)
Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung?
Die Datenverarbeitung erfolgt durch den Betreiber (Susanne Böhrs, siehe Impressum).
Welche Daten werden erfasst?
Es werden ausschließlich Daten erfasst, die zur Auftragsabwicklung und Rechnungsstellung zwingend erforderlich sind (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Dazu gehören unter anderem Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie die für die Analyse eingereichten Probeninformationen.
Wofür nutzen wir Ihre Daten?
Die Daten werden genutzt, um die Analyseberichte korrekt der einsendenden Person zuzuordnen, Prüfberichte und Rechnungen postalisch oder elektronisch zuzustellen und um gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z.B. nach HGB und AO) nachzukommen.
3. Weitergabe von Daten
Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet nur in den nachfolgend beschriebenen Fällen statt:
Hosting: Das Hosting dieses CRM-Systems erfolgt auf Servern der IONOS SE (Deutschland). Hierfür wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) abgeschlossen.
KI-gestützte Textvorschläge: Zur Formulierung fachlicher Berichtstexte kann das Labor einen KI-Dienst (Anthropic, USA) nutzen. Dabei werden ausschließlich fachliche Probendaten (z.B. Pollenarten, Messwerte, Region) übermittelt – niemals Ihr Name, Ihre Anschrift oder sonstige personenbezogene Daten. Der Übermittlung fachlicher Probendaten liegt unser berechtigtes Interesse an einer effizienten Berichterstellung zugrunde (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Auf Wunsch wird diese Funktion für Ihre Aufträge deaktiviert.
4. Cookies
Dieses System verwendet ausschließlich ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie (Session-Cookie), das für die Anmeldung erforderlich ist und beim Schließen des Browsers gelöscht wird. Es werden keine Tracking- oder Analyse-Cookies eingesetzt. Es werden keine Inhalte von fremden Servern (z.B. Schriften oder Skripte) nachgeladen.
5. Speicherdauer
Kunden-, Auftrags- und Rechnungsdaten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung und darüber hinaus im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (bis zu 10 Jahre nach HGB/AO) gespeichert und anschließend gelöscht. Die IP-Adresse wird bei fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen kurzzeitig zur Missbrauchsabwehr gespeichert (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
6. Ihre Rechte
Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21). Wenden Sie sich hierzu einfach an die im Impressum genannten Kontaktdaten. Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu; zuständig ist das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD), www.datenschutzzentrum.de.
